I.
Dankbetuiging overlijden Hans Grube
II. Notulen algemene ledenvergadering
Datum: maandag 19 februari 2018
Aanwezigen: Volledige bestuur en het tuincommissielid.
Twintig leden van de tuinvereniging
1- Opening door de voorzitter: De voorzitter heet een ieder welkom en opent de vergadering met de volgende mededelingen;
– wij hebben een wijziging ingevoerd in de samenstelling van het bestuur. Het dagelijks bestuur zal bestaan uit drie personen, een voorzitter, penningmeester en een secretaris.
Daarbij hebben wij een tuincommissie geïnstalleerd. Een persoon heeft plaatsgenomen in de tuincommissie. Daarvoor onze dank.
– Bestuursleden betalen vanaf heden de huur voor hun tuin, zij zullen geen vrijstelling meer krijgen van betaling voor de huur van maximaal een tuin van 150 vierkante meter. Als dank voor bewezen diensten zal er naar aanleiding van het aantal jaren dat het bestuurslid in het
bestuur heeft gezeten een cadeaubon worden gegeven.
– Het bestuur gaat de regels opgesteld in het huishoudelijk reglement en de statuten soepeler hanteren om er voor te zorgen dat de sfeer prettig is op het tuinencomplex en het plezier in het tuinieren voorop komt te staan.
– We gaan de tuinder persoonlijk benaderen als er vragen of opmerkingen zijn. Er zal aan het einde van de vergadering een ledenlijst rondgaan waar de aanwezige leden hun telefoonnummer op kunnen noteren.
– Wij hebben de voorkeur om op het tuinencomplex niet te spuiten met bestrijdingsmiddelen.
Daarom zullen we als proef het hoofdpad gaan branden, dit gebeurt twee keer vlot achter elkaar voor het beste resultaat .
– Er wordt straks een schouwrooster bekend gemaakt die ook in het schuurtje komt te hangen.
– Er zal geen verhoging zijn van de tuinhuur voor volgend tuinjaar (2019)
– Het valt op dat door de wind en het winterse weer veel rommel in de tuin ligt. We zullen dit najaar daar de tuinders op attenderen om wind – en weer gevoelige spullen op te ruimen
voor de winter.
2- Er zijn geen ingekomen stukken
3- De notulen van de algemene ledenvergadering van 2017 zijn door de leden goedgekeurd.
4- Verslag kascommissie en benoeming kascommissie.
De kascontrole is uitgevoerd. Deze vragen de vergadering om de penningmeester decharge te verlenen. De kascommissie is vier uur bezig geweest met de controle en geeft aan bijzonder tevreden te zijn. De nieuwe kascommissie en het reservelid zijn benoemd.
5- Verslag financiële zaken en begroting 2018
De penningmeester geeft uitleg bij de begroting van 2018. Hij geeft aan dat dit jaar het boekjaar begint op 01-10-2016 en loopt tot 31-12-2017. Hij vermeldt dat de afspraak dat bestuursleden geen huur betaalden voor hun tuin van kracht was vóór dat hij penningmeester was. We plaatsen volgend jaar geen advertenties meer in plaatselijke kranten, daar komt geen reactie op. We maken voortaan alleen reclame bij winkels en bedrijven. De voorzitter wordt bedankt voor de manier waarop hij nieuwe leden werft.
Er kwam een vraag wie er maait op de tuinen. De voorzitter maait de niet verhuurde tuinen en de buitenkanten rondom het tuinencomplex.
Er was een vraag over waterverbruik. Het waterverbruik is afgelopen jaar gemiddeld geweest. Er wordt aangegeven dat dit per jaar kan verschillen en dat we proberen met de begroting van een gemiddeld verbruik uit te gaan.
De penningmeester geeft aan dat de bankkosten hoog zijn en dat hij gaat informeren of we bij een andere bank goedkoper uit zijn.
6- Benoeming kascommissie
7- Begroting 2018-2019
8- Bestuur:
8a- Twee leden zijn afgetreden
De voorzitter bedankt deze leden voor hun inzet en overhandigt hun een cadeaubon.
8b- installeren van de tuincommissie bestaande uit twee leden.
Een lid van de vereniging heeft plaatsgenomen in de tuincommissie, hij beheert ook de website. Er is bij verschillende leden geïnformeerd of ze belangstelling hebben om tuincommissie lid te worden.
Niemand heeft zich beschikbaar gesteld, er zijn wel verschillende leden die hebben toegezegd te willen helpen. Op dit moment hebben we een tuincommissielid en deze weet wie hij kan aanspreken als hij hulp nodig heeft.
Mededeling: Gebruik het mededelingenbord in het gezamenlijke hok om planten en dergelijke aan te bieden. Verzoek om niet alles bij het hek neer te leggen wat je over hebt.
9- Schouwrooster 2018
We hebben drie schouwmomenten met als doel om het tuinencomplex er verzorgd uit te laten zien. Er wordt vooral gelet op het schoon houden van de paden en er wordt gekeken naar de tuinen waarbij het onkruid of andere zaken overlast zouden kunnen veroorzaken bij andere tuinders. Leden worden persoonlijk benaderd als er vragen en/of opmerkingen zijn. Wij gaan geen mailtjes meer sturen, dit zal alleen gebeuren in uitzonderlijke gevallen waarbij eerder al persoonlijk contact is geweest wat niet mocht baten. Hierbij het schouwrooster:
– week 19 (week van 7 mei)
– week 28 (week van 9 juli)
– week 39 (week van 24 sept)
10- Communicatie;
Nieuw contact adres; volkstuinen.eerbeek@outlook.com
Communicatie via de telefoon of een persoonlijk gesprek.
11-Rondvraag
– Op de site staat niet goed vermeld dat de tuincommissie niet bij het bestuur hoort. Dit wordt aangepast
– Op de vraag waarom twee leden na 7 jaar zijn opgestapt uit het bestuur en waarom dit niet is opgelost hebben wij als bestuur aangegeven dat er verschil van mening was over het naleven van de reglementen. De beide heren hebben zelf besloten om hun bestuursfunctie op te zeggen.
– Het pad naar het tuinencomplex toe behoeft weer wat grind. De voorzitter gaat informeren bij de gemeente
– Het aftredend bestuurslid geeft aan dat hij afspraken met tuinders heeft gemaakt, hoe wordt dit nu opgelost? De voorzitter geeft uitleg dat de contacten al zijn opgenomen met de betreffende tuinders en dat de kwestie is opgelost.
– Een aanwezig tuin lid vindt dat niemand wat te zeggen heeft over wat ze in haar tuin doet, zij heeft huur betaald en ze vindt het veel werk om het pad schoon te houden met name omdat haar tuin aan het hoofdpad grenst. Bestuur geeft aan dat we het belangrijk vinden dat we elkaar geen overlast bezorgen zoals eerder gezegd.
– Een aanwezig tuinlid vraagt wat we gaan doen met de tuin naast haar die niet verhuurd is?
De voorzitter geeft aan dat we die zullen maaien indien noodzakelijk.
– Het aftredend bestuurslid geeft aan dat hij nog palen heeft en spullen om de kranen af te sluiten. Deze zullen overgedragen worden aan het tuincommissielid.
12- De voorzitter sluit de vergadering en bedankt een ieder voor zijn komst.
III.
Er zijn weer een aantal tuinen vrij voor verhuur.